Situé en région Occitanie, le département de l’Aveyron offre des paysages variés allant du plateau de l’Aubrac, à la Vallée du Lot, jusqu’aux Georges du Tarn ou de la Truyère. Rodez est la préfecture de l’Aveyron dotée d’infrastructures sportives et éducatives de qualité, située à 1h de Paris et de Londres par avion (aéroport Rodez-Marcillac), 1h45 de Toulouse, 2h de Montpellier, 1h45 de la mer Méditerranée et 4h des Pyrénées.
Le Centre Hospitalier de Rodez est l’établissement support du GHT du Rouergue. Il est également en direction commune avec les centres hospitaliers d’Espalion, de Saint Geniez d’Olt et l’hôpital intercommunal du Vallon. Le projet médico-soignant partagé du GHT et d’établissement sont en cours de finalisation.
Il emploie plus de 1 900 agents (1 700 personnels non médicaux, soit 1 610 ETP, et environ 200 personnels médicaux hors internes) et compte un total de 717 lits et places. L’établissement est également siège de SAMU. Un institut de formation aux métiers de la santé (filière infirmière et aide- soignant) est rattaché à l’établissement.
Les unités MCO et les plateaux techniques sont installés au sein d’une construction récente datant de 2006 sur le site Jacques Puel. Les services EHPAD, SSR et USLD se situent à la résidence Les Peyrières à OLEMPS. Les 2 sites sont distants de 5 km (10 mn en voiture). Différents sites accueillent les unités de pédopsychiatrie, en périphérie.
La gouvernance hospitalière est structurée autour d’un pôle support et de 8 pôles soins :
- Le pôle management qualité comprenant notamment le Cabinet du Directeur et les directions fonctionnelles ;
- Le pôle urgences, réanimation, imagerie médicale ;
- Le pôle vasculaire ;
- Le pôle oncologie ;
- Le pôle chirurgie-hépato-gastroentérologie ;
- Le pôle infectieux ;
- Le pôle médico-gériatrique ;
- Le pôle femme-enfant ;
- Le pôle santé publique.
PRESENTATION DU CABINET DU DIRECTEUR
Le Cabinet du Directeur est piloté par une attachée d’administration hospitalière et regroupe les secrétariats des directions et du service suivants :
- La Direction ;
- Le Secrétariat Général ;
- La direction des projets et de la contractualisation interne ;
- La direction des finances, de l’investissement et des autorisations ;
- La direction des droits des patients ;
- Le service qualité.
L’attachée d’administration hospitalière assure la coordination des secrétariats et le secrétariat du Directeur et le secrétariat de la Secrétaire Générale. Une adjointe des cadres assure le secrétariat de la direction des droits des patients et du service qualité
DESCRIPTION DU MÉTIER
| Famille : Management, gestion et aide à la décision Sous-famille : Gestion et administration | Code métier : 45S30 Secrétaire | Statut : Catégorie C |
Le(a) secrétaire de direction assure le secrétariat administratif du Directeur des projets et de la contractualisation interne, et du Directeur des finances, de l’investissement et des autorisations.
Afin d’assurer la continuité des activités, et de couvrir l’amplitude horaire d’ouverture du Cabinet du Directeur, les missions des secrétariats des autres directions au sein Cabinet du Directeur sont assurées par le(a) secrétaire de direction, sur des plages horaires identifiées de début et/ou de fin de journée. Une suppléance ponctuelle peut intervenir entre la secrétaire de direction et l’assistant(e) de la Direction des droits des patients et du service qualité.
ACTIVITES
- Assister les directeurs des directions fonctionnelles concernées, dans l’organisation de leur travail ;
- Prise de rendez-vous et gestion des agendas des directeurs des directions fonctionnelles concernées ;
- Organisation des déplacements des directeurs des directions fonctionnelles concernées ;
- Réception et traitement des appels téléphoniques et des messages électroniques ;
- Accueil physique et téléphonique et information du public (professionnels, partenaires, institutionnels, patients, etc.…) ;
- Elaboration, reproduction et diffusion de documents ;
- Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage) ;
- Prise de notes, frappe, mise en forme de documents ;
- Organisation de réunions et d’événements : coordination, préparation, organisation logistique ;
- Suivi des absences des agents travaillant sous la responsabilité directe des directeurs des directions fonctionnelles rattachées au cabinet du Directeur sur Planiciel ;
- Participation à la gestion du cabinet du Directeur par la réception, le traitement et la circulation de l’information, des documents et des communications liées à la Direction Générale.
SAVOIR-FAIRE REQUIS
- Accueillir et orienter ;
- Assurer des transmissions d’informations pertinentes aux Directeurs Adjoints ;
- Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, les rendez-vous ;
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel ;
- Organiser et classer les données, les informations et autres documents de diverses natures ;
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétences ;
- Utiliser les outils bureautiques, internet et des logiciels utilisés dans le cadre de la direction fonctionnelle ;
- Avoir des capacités rédactionnelles et un esprit de synthèse.
SAVOIR-ETRE REQUIS
- Rigueur professionnelle, sens du contact et discrétion ;
- Sens de l’organisation et capacité à gérer les priorités ;
- Connaissance bureautique ;
- Goût pour le travail en équipe et la polyvalence ;
- Capacité rédactionnelle.
CONTEXTE D’EXERCICE
1. Relations professionnelles
Relations professionnelles les plus fréquentes :
- Directeur ;
- Adjointe au Directeur
- Secrétaire générale et directrice des droits des patients ;
- Directeurs fonctionnels et personnel du CH de Rodez, Directeurs délégués et personnel des CH d’Espalion, de St Geniez d’Olt, de Decazeville, du CHI du Vallon et de l’EHPAD d’Aubin ;
- Partenaires et institutionnels pour l’accueil, la transmission de données et la demande d’informations ;
Liens hiérarchiques :
- Directeur des projets et de la contractualisation interne
- Directeur des finances, de l’investissement et des autorisations ;
- Cheffe du Cabinet du Directeur.
Liens fonctionnels : secrétariats des directions fonctionnelles et des directions déléguées des établissements de la Direction Commune.
2. Etudes préparant au métier et diplômes
BTS Assistant de direction ;
BTS Assistant de gestion PME-PMI.
Une expérience dans la fonction publique serait un plus.
3. Spécificités du poste et conditions d’exercice
- Recrutement primaire en CDD renouvelable avec perspective de CDI.
- Disponibilité du poste : immédiate.
| Horaires et droit à congés | Rémunération | Facilitation d’intégration et Qualité de vie au travail |
| Horaires de travail : poste temps plein sur la base de 39h/semaine Droit annuel RTT Droit à congés annuels : 25 jours. Autorisation spécifique d’absence pour événements familiaux. | Salaire selon expérience et profil. | Avantages du Comité des œuvres sociales : voyages, aide au logement, soutien gardes d’enfant, événements culturels et sportifs. Avantages de l’Association « Amicale du Personnel » si adhésion : offres négociées pour séjours, achats alimentaires en circuit court, activités culturelles en Aveyron, cours de sports, etc. Assistante sociale et référente handicap dédiées au personnel. |
| Soutien à la formation continue avec plan de formation institutionnel et individuel. | ||
| Engagement et responsabilité sociale de l’établissement : Plan égalité professionnelle et divers projets de développement durable. |
4. Moyens mis à disposition
Bureau, équipement et accès informatique, téléphone/ligne directe.
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